财务体系咨询建设方案
DDJ文化传媒公司 · 财务体系建设咨询方案
财务体系
内控建设
核算体系
流程制度
公司治理
股权架构
成本核算
📘 方案摘要
本方案针对 DDJ 文化传媒公司在财务核算、内部控制、公司治理等方面存在的突出问题,提出了系统的调整方案。方案涵盖五大板块:第一部分梳理了公司在总体管理、核算、内控、治理四个维度的具体问题;第二部分提出总体调整建议,包括会计核算改革、财务管控强化、股权架构调整及治理结构优化;第三部分详细设计了内控体系和各业务板块(产品研发、书籍印刷、培训业务、幼儿园、销售)的操作流程;第四部分制定了新账核算科目设置及具体业务(夏冬令营、幼儿园、书籍产品、网络销售)的核算规则;第五部分提出财务战略调整及公司治理结构调整建议。
第一部分 存在的主要问题
一、总体问题
- 财务与业务结合不紧密,财务几乎没有参与对业务的监督
- 财务核算与业务脱节,财务数据不能反映经营的真实情况:报表有利润,实际是亏损;具体有什么业务项目,账面上没有体现,各具体业务是否盈利不知道
- 缺乏业务流程管理制度,业务管理几乎全靠员工的自觉性
二、核算方面
- 没有分业务类别进行核算:各项业务收入、支出、盈亏情况不清晰;成本按估计成本率倒挤,成本不真实且无法监控
- 培训项目(夏令营、冬令营、道医班、太极修身、休谷养生等)的总收入、到账收入、未到账收入、已支付成本、应付未付成本均不清楚,无法判断各项目是否盈利
- 产品类(产品、书籍)没有进行具体的生产成本核算和归集,产品单位成本未知,库存商品没有成本价,产品定价缺乏依据
- 独立经营类(幼儿园)总收入、总支出、是否盈利不清楚
- 业务项目结束,财务无法出具具体的项目经营情况报表
- 已支付无发票的支出未入账,已发生未支付的支出未入账,导致账面盈亏不真实
- 费用支出未区分业务成本与管理费用,未分部门核算
- 采购材料(如纸张)未注明用途,无法进行成本归集
- 业务数据未及时传递到财务,财务不能及时核算及监控
- 网络发货财务未及时挂账,对网络销售缺乏监督
三、内控方面
- 公司没有明确的业务流程管理制度,业务管理大多依靠员工的自觉性
- 中心仓库多人管理,管理混乱,没有物资管理台账,库存混乱
- 公司支付宝账号没有归属财务专门管理,财务几乎没有监督
- 没有财务稽核程序,对淘宝、当当、亚马逊等销售情况及收支情况没有进行稽核
四、公司治理方面
- 多头领导、责任权限不明
- 部门管辖范围不合理,不利于资源配置和工作效率
第二部分 总体调整方案建议
一、财务方面
(一)会计核算方面
- 重新设置会计核算科目,结合实际业务设置,便于进行具体的业务项目核算
- 在新财务软件中建新账,从10月开始,新业务项目一律按新科目和核算方式进行账务处理
- 10月前的业务项目视完成情况进行调账处理
- 今后一律实行权责发生制,发生的收支无论是否取得发票都必须在当期入账
- 对发生的各项支出按性质分类,分为业务成本或管理费用
- 新账运行顺利后,回头对以前未做账务处理的历史问题逐步清理
- 从2017年开始全面进行账务规范,为上新三板做准备,包括为职工购买社保、如实缴纳个税和残保金、所有采购均需取得真实发票
(二)财务核算软件
用友软件暂时只购买总账模块、报表模块,配置3个站点,暂时不购买进销存模块。
二、财务管控方面
(一)基本规则
- 公司所有的收、付款业务必须由财务部经办:收入全部直接进入公司账户,支出全部从财务部支付
- 所有的资产、物资的购买都必须办理验收入库和领用出库手续
- 所有的业务项目都必须先办理"立项申请",经批准的立项申请都必须递交一份到财务部
- 公司签订的所有经济合同都必须立即递交到财务部一份
(二)管理软件
现有库存软件继续使用,用友进销存软件暂时不购买。
三、股权架构方面
DDJ文化公司、DDJ教育中心、DDG文化公司三家公司的股权架构不科学,涉及个税风险、经营主体、股权激励、上市主体等问题,建议进行股权架构调整。
四、公司治理方面
- 由于老板不介入公司日常经营管理,建议实行总裁负责制,由总裁对全公司进行统一管理
- 建议设财务部为独立的管理部门,向上直接对总裁负责
- 建议进行部门管辖范围调整,按业务和事务的性质进行归口管理
- 建议采取集中采购的方式,采购与库房必须分离
第三部分 具体调整操作方案1(内控与流程)
一、内部控制体系调整
资产管理:所有资产、物资采购须办理验收登记手续;领用须办理领用登记手续;非一次性消耗物品采取"以旧换新"方式管理;各部门建立部门资产管理台账,财务部建立监督台账。
中心库房管理:指定专人负责中心库房管理,包括验收入库、出库手续、库存登记台账、物资规整摆放。各部门购进物资使用前一律办理入库验收手续;领用时一律办理领用出库手续;可重复使用的物资须办理二次入库手续。
食堂管理:食材采购由厨师和行政人员共同验收,验收内容包括数量/重量、品质、价格确认,验收完毕现场签字确认,验收清单及时传递到财务部。
二、资金管理
- 公司资金管理一律采取"收支两条线"方式,现金收款后立即缴存财务部,任何部门任何人不得坐支
- 规定必须由财务部统一在银行办理银行卡用于银行转账,禁止使用其他个人银行卡办理公司业务的资金收支
- 公司的支付宝、微信红包等网络资金账户密码由财务部专管,提现转账或付款只能由财务部办理
- 支付宝账号改由财务负责管理,每天下班前导出一份支付宝清单,财务负责逐笔进行稽核
- 每笔对外付款均需由经办部门办理付款审批手续,财务根据审批手续付款
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